Liste de contrôle pour le déménagement de bureaux

Liste de contrôle pour le déménagement de bureaux

 

Une bonne préparation, dit-on, évite les mauvaises performances et donne le meilleur des résultats. Cet adage s’est avéré vrai dans de nombreuses entreprises humaines. Souvent, le besoin se fait sentir pour les entrepreneurs, les travailleurs du secteur public et bien d’autres personnes qui mènent leurs activités dans les limites d’un bureau de déménager. Il est très courant qu’une entreprise déménage, peut-être pour trouver un bureau plus grand, mieux adapté ou plus proche des matières premières essentielles à la production. Quelles que soient les raisons qui vous poussent à déménager, cet article est conçu pour vous aider à avoir une transition en douceur de votre ancien bureau vers le nouveau sans accroc. Vous pouvez également découvrir plus d’informations sur grutage-demenagement.com sur entreprise déménagement particulier.

 

5 conseils pour le déménagement de bureaux

Les conseils suivants vous aideront à réaliser facilement la tâche apparemment herculéenne de déménager votre bureau vers un nouveau site.

Faire un calendrier

Pour que le déménagement de votre bureau soit une réussite, vous devez créer un calendrier qui couvre toutes les étapes essentielles de votre déménagement vers votre nouveau bureau. Pour être sûr que le calendrier fonctionne organisez une réunion avec tous les membres impliqués dans le déménagement, en discutant de tous les facteurs concernés par le déménagement. Déterminez le temps réaliste nécessaire pour couvrir toutes les étapes du déménagement et veillez à respecter le calendrier établi pour un déménagement en douceur.

Concevoir l’espace de votre nouveau bureau

Puis, vous devez rassembler toutes les informations disponibles sur votre nouveau bureau et accorder une attention particulière aux détails triviaux tels que les plans, les aménagements, les espaces de stockage, etc. Ces détails vous permettent d’adapter votre conception du nouveau bureau aux caractéristiques déjà existantes de l’espace. Prenez note mentalement de certaines zones du bureau actuel qui ne fonctionnent pas. Les identifier avant le déménagement peut vous permettre d’éviter les mêmes problèmes dans le nouveau bureau après le déménagement. Si possible, construisez une liste des problèmes potentiels du nouvel espace, car vous devrez peut-être engager des déménageurs, des peintres, des électriciens ou des charpentiers pour effectuer les changements avant de déménager dans le nouveau bureau.

Constituer une équipe de déménagement

La taille de votre équipe de déménagement dépendra largement de la taille de votre nouveau bureau. Si vous passez d’un bureau moyen à un grand bureau, vous aurez peut-être besoin d’une poignée de personnel, peut-être d’une entreprise de déménagement pour vous aider à déménager. Les membres de l’équipe de déménagement peuvent également aider à identifier les problèmes du bureau actuel et donner des suggestions possibles. Cela permettra d’éviter les mêmes problèmes dans le nouveau bureau.

Revoir votre contrat de location actuel

Il est important que vous examiniez le contrat de location de votre bureau actuel pour déterminer si vous êtes dans le pétrin pour un dépôt ou un remboursement. Si vous rompez votre bail avant l’expiration ou si vous êtes responsable des réparations dans le bureau ou des dommages à la propriété avant votre déménagement. Assurez-vous d’aviser votre propriétaire actuel, le gestionnaire immobilier ou le propriétaire de la propriété à l’avance de votre intention de déménager. Donnez au propriétaire quelques mois de rappel avant la date du déménagement en indiquant votre intention de résilier votre bail.

Vous pourrez donner au propriétaire le temps d’envisager d’accueillir de nouveaux résidents dans la propriété.

Décider si vous ferez appel à des déménageurs à service complet.

Après avoir examiné votre budget, vous pouvez décider de faire appel à un service complet de déménagement de bureaux. Ce service peut être coûteux, mais il vaut chaque centime, car l’entreprise de déménagement se charge de la majorité du déménagement. Vous vous épargnerez, à vous et à votre équipe, beaucoup de temps et de maux de tête en faisant appel à des services de déménagement commercial. L’entreprise de déménagement que vous avez choisie peut être tenue de vous fournir un plan détaillé de la façon dont le déménagement sera mis en œuvre. Si c’est le cas, vous pouvez fusionner votre plan déjà établi avec le leur pour arriver à un plan solide comme le roc pour le déménagement vers votre nouveau bureau. Les déménageurs à service complet s’occupent de votre déménagement de A à Z : ils organisent, planifient et emballent tous vos articles, y compris le mobilier de bureau et les ordinateurs, ce qui constitue une partie importante de la relocalisation et les livrent en toute sécurité à votre nouveau bureau. Pourquoi est-il recommandé d’engager un service d’emballage pour votre déménagement de bureau ? Voici les raisons : Vous pouvez demander à vos employés de faire le démontage et l’emballage des meubles, mais qui sera responsable si quelque chose se casse accidentellement ? Les emballeurs professionnels sont entièrement agréés et assurés, donc au cas où l’un de vos articles serait endommagé pendant le processus d’emballage ou de déménagement, vous serez remboursé. Les déménageurs professionnels disposent du bon équipement nécessaire pour démonter, emballer et déplacer vos articles en toute sécurité. Le démontage des équipements et des meubles de bureau nécessite des outils et des compétences spécifiques pour le faire de manière appropriée. 

 

Listes de contrôle pour le déménagement

Avant le déménagement

3 mois avant :

  • revoir votre contrat de location actuel et décider quelles sont les meilleures dates pour votre déménagement ;
  • faites une liste de tous les articles et décidez de ce que vous allez déménager, vendre, donner ou jeter ;
  • faites une liste des articles que vous devrez acheter. Il est plus probable qu’elle soit similaire à la liste des articles que vous allez vendre, donner ou jeter ;
  • créer un plan d’étage pour votre nouveau bureau. Vous devez connaître les endroits où chaque employé sera relocalisé. Si vous avez des fonds, engagez un concepteur interne. Vous pouvez partager le plan d’étage avec vos déménageurs, afin qu’ils sachent ce qui va où ;
  • planifiez votre système informatique. N’oubliez pas de le partager avec vos déménageurs, car certaines entreprises de déménagement fournissent également des services d’installation informatique ;
  • recherche et sélection d’au moins 3 déménageurs commerciaux près de chez vous ;
  • appellez et obtenez des devis des 3 entreprises de déménagement que vous avez sélectionnées. Obtenez des devis d’entreposage, juste au cas où.

2 mois avant :

  • si nécessaire, souscrivez une couverture d’assurance supplémentaire pour vos équipements et machines ;
  • partagez votre plan d’étage avec vos déménageurs ;
  • partagez le plan de votre système informatique avec vos déménageurs ;
  • envisager de livrer les meubles après votre date de déménagement. Dans ce cas, demandez à vos déménageurs de revenir le lendemain pour vous aider à l’installation.

Un mois avant :

  • demandez à vos employés d’emballer leurs effets personnels. Les articles supplémentaires augmenteront votre facture de déménagement ;
  • enveloppez et sauvegardez les documents professionnels importants. Vous les déplacerez vous-même au lieu de les confier à une entreprise de déménagement. Sauvegardez les données importantes via le cloud ;
  • désignez une personne qui mettra à jour votre adresse en ligne.

Une semaine avant :

  • réservez le parking et les ascenseurs des deux immeubles de bureaux pour votre jour de déménagement ;
  • assurez-vous que les employés ont emporté chez eux tous leurs effets personnels ;
  • installez l’internet et le système téléphonique dans votre nouveau bureau.

Le jour du déménagement

  • laissez vos déménageurs faire leur travail. Apportez des boissons rafraîchissantes si vous voulez aider ;
  • après que vos déménageurs aient installé les ordinateurs, assurez-vous que votre système informatique fonctionne correctement ;
  • faites le tour de votre ancien bureau pour vérifier s’il y a des dommages ou s’il reste quelque chose.

Après le déménagement

  • confirmez la résiliation du contrat de location avec votre ancien bureau. Rendez les clés au propriétaire ;
  • confirmez la résiliation des services publics de votre ancien bureau. Payez les factures impayées.