Qu’il s’agisse de convaincre un client de travailler avec vous, de lui demander de vous recommander ou d’être payé pour le travail que vous avez effectué, le courrier électronique peut être convaincant s’il est utilisé correctement.
Cet article présente les lignes directrices et l’anatomie d’un bon courriel, afin que vous soyez en mesure de créer un contenu de qualité pour toutes vos communications avec vos clients.
1. Le courriel est-il le bon médium ?
Les clients ne sont pas tous égaux, n’est-ce pas ? Les projets qu’ils vous confient varient d’un client à l’autre et de leur style de communication aussi.
Chaque personne a un mode de communication unique qu’elle aime. Un client particulier pourrait ne pas être un fan de la communication par e-mail et préférer les appels téléphoniques ou les réunions. Adaptez-vous à ce style de communication et vous devriez aussi utiliser les appels téléphoniques avec ce client.
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2. La fréquence des e-mails
Avant d’envoyer un courriel à vos clients : gardez ceci en tête. Tout ne nécessite pas un courriel.
Par exemple, les mises à jour de statut, les échéanciers de projet, etc. pourraient être communiqués par d’autres moyens.
Les discussions importantes telles que la tarification, les propositions, l’embauche peuvent être abordées dans un appel téléphonique ou une réunion virtuelle.
3. Votre réactivité
Êtes-vous en mesure de répondre à votre client dans un court délai (idéalement moins de 24 heures) ?
En tant que freelance ou entrepreneur indépendant, vous êtes très probablement à distance ou travaillez en dehors des bureaux de votre client.
Vos clients n’ont pas le luxe de se rendre à votre bureau pour poser une question ou discuter d’un problème. Ils comptent donc sur les courriels.
Mettez un point d’honneur à toujours répondre en moins de 24 heures. Ne faites pas attendre vos clients.
4. Utilisation du jargon
La plupart des gens s’accordent à dire que Steve Jobs était le maître du lancement de produits. Pourquoi ?
Très simple : Steve Jobs utilisait rarement des mots techniques ou industriels dans ses présentations. Tout ce qu’il disait était simple et expliqué en termes profanes pas de jargon, pas de mots difficiles à comprendre.
5. Longueur des courriels
En moyenne, un individu reçoit 121 courriels par jour (et ce nombre ne fait qu’augmenter). Il est devenu de plus en plus difficile de couper à travers le bruit.
Si vos courriels sont trop longs, vos clients ne répondront pas tout de suite. Ils le garderont pour plus tard, afin de le relire et d’espérer trouver une réponse.
De plus, la plupart des utilisateurs lisent leurs courriels sur leurs appareils mobiles.
De ce fait, rédigez des e-mails précis et directs.
Tout ce qui nécessite beaucoup d’explications (comme une proposition ou une tarification) doit être dirigé vers un document en dehors du corps de l’e-mail.
